teamsAufgaben und Fristen im Datenschutz und in der Informationssicherheit steuern
Im Compliance-Alltag gibt es zwei Arten von Aufgaben: Ereignisgesteuerte Aufgaben mit gesetzlichen Fristen, etwa die Meldung einer Datenpanne, und wiederkehrende Aufgaben, etwa die Überprüfung von Richtlinien oder Schulungen. Beide brauchen eine verantwortliche Person, einen Termin, eine Eskalation bei Überschreitung und einen Nachweis der Erledigung.
Welche gesetzlichen Fristen sind besonders wichtig?
| Anlass | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Datenpanne mit Risiko für Betroffene | Meldung an die Aufsichtsbehörde unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden | Art. 33 Abs. 1 DSGVO |
| Datenpanne mit hohem Risiko | Benachrichtigung der Betroffenen unverzüglich | Art. 34 DSGVO |
| Anfrage einer betroffenen Person (Auskunft, Löschung u. a.) | unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats; Verlängerung um zwei Monate mit Begründung möglich | Art. 12 Abs. 3 DSGVO |
| Erheblicher Sicherheitsvorfall (NIS-2-Einrichtung) | frühe Erstmeldung binnen 24 Stunden, Meldung binnen 72 Stunden, danach Abschlussmeldung | § 32 Abs. 1 BSIG |
Welche Aufgaben kehren regelmäßig wieder?
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Dienstleisterliste aktualisieren
- Risikobewertung und Erklärung zur Anwendbarkeit überprüfen
- Richtlinien überprüfen und Lesebestätigungen einholen
- Schulungen planen, durchführen und Teilnahme nachweisen
- Berechtigungen überprüfen, Ein- und Austritte abarbeiten
- Restore-Tests und Notfallübungen durchführen
- Auftragsverarbeitungsverträge und Unterauftragsverarbeiter prüfen
- Interne Audits und Managementbewertung vorbereiten
Gesetz und Normen geben meist keinen festen Takt vor; er wird im eigenen Managementsystem festgelegt und dann eingehalten.
Wie werden Aufgaben zuverlässig gesteuert?
- Zentral erfassen: Alle Aufgaben aus Audits, Risikoanalysen, Vorfällen und Besprechungen landen in einer Liste, nicht in Protokollen, die niemand mehr öffnet.
- Zuweisen: Jede Aufgabe hat genau eine verantwortliche Person und einen Termin; Vertretungen sind geregelt.
- Erinnern und eskalieren: Fällige und überfällige Aufgaben werden automatisch erinnert und an die nächste Ebene gemeldet.
- Nachweis ablegen: Erledigt ist eine Aufgabe erst, wenn der Nachweis (Dokument, Protokoll, Bestätigung) daran hängt.
- Auswerten: Offene und überfällige Aufgaben fließen in den Bericht an die Leitung und in die Managementbewertung.
Keine Rechtsberatung. Rechtsstand: 04.11.2026.