teamsMicrosoft Teams datenschutzkonform nutzen: Verträge, Einstellungen, Regeln
Microsoft Teams ist für viele Unternehmen das zentrale Werkzeug für Besprechungen, Chat und Dateiablage. Datenschutzkonform wird die Nutzung durch drei Bausteine: eine geprüfte Vertragsgrundlage mit Microsoft, eine datensparsame Konfiguration und klare Nutzungsregeln für Beschäftigte, abgestimmt mit dem Betriebsrat, wo es einen gibt.
- Die Datenschutzkonferenz hat 2022 festgestellt, dass der Nachweis eines datenschutzkonformen Betriebs von Microsoft 365 auf Grundlage des damaligen Vertragsnachtrags nicht geführt werden kann; die aktuelle Vertragslage ist selbst zu bewerten.
- Teams ist eine technische Einrichtung, die zur Überwachung geeignet sein kann: Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachten.
- Aufzeichnungen von Besprechungen nur mit Kenntnis und Einverständnis der Beteiligten; das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar.
- Gäste, externe Zugriffe, Ablageorte und Aufbewahrung bewusst einstellen und dokumentieren.
Welche Punkte sind vor und während der Nutzung zu klären?
| Bereich | Fragestellung | Typische Festlegung |
|---|---|---|
| Vertrag | Auftragsverarbeitung, eigene Zwecke von Microsoft, Unterauftragsverarbeiter, Drittland | Aktuelle Vertragsunterlagen prüfen, Bewertung dokumentieren (siehe brdcloud.de) |
| Verzeichnis und Information | Welche Verarbeitungen finden statt, wie werden Beschäftigte und Externe informiert? | Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO |
| Risiko | Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig? | Prüfen nach Art. 35 DSGVO, insbesondere bei Aufzeichnung, Auswertungen und sensiblen Inhalten |
| Betriebsrat | Kann Teams Verhalten oder Leistung überwachen? | Betriebsvereinbarung zu Funktionen, Auswertungen und Protokolldaten |
| Aufzeichnung und Transkription | Wer darf aufzeichnen, wer erfährt es, wie lange wird gespeichert? | Standardmäßig aus oder eingeschränkt, Hinweis an alle Teilnehmenden, Löschfrist |
| Gäste und externe Zugriffe | Wer kann Externe einladen, welche Inhalte sehen sie? | Gastzugang nur für bestimmte Teams, regelmäßige Überprüfung der Gastkonten |
| Dateiablage | Wo liegen Dateien aus Kanälen und Chats, wer hat Zugriff? | Teamstruktur nach Vertraulichkeit, Freigaberegeln, Aufbewahrungsrichtlinien |
| Sicherheit | Anmeldung, Geräte, Protokollierung | Mehr-Faktor-Authentifizierung, Richtlinien für Geräte, Auswertung von Anmeldeprotokollen |
Welche Nutzungsregeln brauchen Beschäftigte?
- Welche Informationen in Chats und Kanälen geteilt werden dürfen und welche nicht (z. B. Gesundheitsdaten, Passwörter)
- Wann Besprechungen aufgezeichnet werden dürfen und wie alle Beteiligten vorher informiert werden
- Wie Teams angelegt, benannt, mit Verantwortlichen versehen und am Ende archiviert oder gelöscht werden
- Wie mit externen Gästen umgegangen wird
- Bildschirmfreigabe und Hintergrund: keine fremden Daten unbeabsichtigt zeigen
- Was bei einem Fehlversand oder Verdacht auf einen Sicherheitsvorfall zu tun ist
Die Regeln gehören in eine Richtlinie mit Lesebestätigung und in die Schulung (siehe Schulung und Sensibilisierung). Für NIS-2-Einrichtungen verlangt § 30 Abs. 2 Nr. 10 BSIG zudem gesicherte Sprach-, Video- und Textkommunikation.
Keine Rechtsberatung. Rechtsstand: 04.11.2026.
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